Indemniser les professionnels de santé, clairement et pour tous.

Pourquoi indemniser

Une CPTS repose sur des professionnels de santé qui prennent du temps sur leur exercice pour construire et mener des actions collectives. Ce temps a un coût pour eux, surtout pour un professionnel libéral qui ne voit pas de patients pendant une réunion.

Le contrat ACI le prévoit : l'enveloppe de fonctionnement permet de valoriser le temps des professionnels qui construisent les missions, et l'enveloppe de chaque mission couvre le temps dédié des professionnels de santé à son organisation et à sa réalisation. L'indemnisation fait donc partie du fonctionnement normal d'une CPTS.

Quel temps indemniser

Chaque CPTS fixe elle-même le périmètre. On y retrouve le plus souvent :

• Les réunions : groupes de travail, comités de pilotage, réunions de préparation d'une action.
• Le temps de mission : animer un atelier de prévention, intervenir lors d'un événement, rédiger un protocole.
• Les fonctions de référent : piloter une action ou un groupe de travail avec la coordination, parfois sous forme de forfait.
• Le temps de représentation : porter la voix de la CPTS dans une instance extérieure, quand la CPTS le décide.

Ce qui n'est pas prévu par les règles n'est pas indemnisé : c'est plus simple à expliquer qu'une décision au cas par cas.

Des règles votées, les mêmes pour tous

Les taux et les forfaits sont adoptés par l'instance compétente de l'association (souvent le conseil d'administration, parfois l'assemblée générale, selon les statuts). Ils précisent en général :

• Un taux horaire ou un forfait par type d'activité.
• Des taux selon le statut : un professionnel libéral, un salarié d'une structure partenaire ou un retraité ne sont pas forcément indemnisés de la même façon.
• La date à partir de laquelle ils s'appliquent : un taux voté en cours d'année ne change pas ce qui a déjà été fait.
• Ce qui est remboursé en plus : déplacements, repas, hébergement, avec leurs plafonds.

Ces règles gagnent à être écrites et accessibles à chaque membre : on ne conteste pas une règle qu'on connaît.

À qui verser

L'indemnité ne va pas toujours au professionnel lui-même. Selon son statut et ce qui a été convenu :

• Au professionnel, le plus souvent pour un libéral exerçant en nom propre.
• À sa société d'exercice, quand il exerce dans une société qui facture pour lui.
• À la structure qui l'emploie (établissement, centre de santé, association), quand il vient sur son temps de travail : une convention avec l'employeur fixe alors les montants et la façon de verser.

Tant que la convention n'est pas signée ou que les coordonnées bancaires manquent, mieux vaut garder la somme en attente que la verser au mauvais destinataire.

Prouver le temps

Chaque heure indemnisée doit pouvoir être justifiée, auprès de la trésorerie comme de l'Assurance maladie lors de la revue de gestion.

• Pour une réunion : la feuille d'émargement, avec l'heure de début et de fin.
• Pour un temps de mission : la déclaration du professionnel, avec ce qui a été fait et pour quelle action.
• Dans tous les cas : le rattachement à une action ou au fonctionnement, pour que la dépense s'impute au bon budget.

La même feuille d'émargement sert souvent deux fois : elle justifie l'indemnisation, et elle documente un indicateur du contrat.

Rembourser les frais

Les frais engagés pour la CPTS se remboursent sur justificatif, selon les règles votées :

• Les déplacements : un barème kilométrique, souvent à partir d'une distance minimale.
• Les repas et l'hébergement : avec un plafond par repas ou par nuit.
• Les autres dépenses avancées : du matériel pour un atelier, une inscription à une formation.

Fixer un délai pour présenter ses frais (par exemple quelques mois après la dépense) évite de voir arriver en fin d'exercice des notes de frais vieilles d'un an, hors délai pour le budget de l'année.

Le relevé avant le virement

Avant de payer, chaque professionnel devrait pouvoir vérifier ce qui lui est dû : les réunions, le temps déclaré, les frais, le taux appliqué et le total. Un relevé clair, par période, évite la plupart des contestations.

1. La trésorerie vérifie et valide chaque ligne : une personne qui saisit ne valide pas seule.
2. Le professionnel relit son relevé et signale une erreur éventuelle.
3. Une fois le relevé validé, l'ordre de virement part, à la bonne destination.

Un rythme régulier (chaque mois ou chaque trimestre) rassure les professionnels et lisse la charge de la trésorerie.

Les salariés et la fiscalité

Les salariés de la CPTS (coordination, secrétariat, chargés de mission) sont rémunérés par leur salaire. Leur présence en réunion se note, mais elle ne donne pas lieu à une indemnité en plus.

La fiscalité et les cotisations des sommes versées dépendent du statut de chaque professionnel et de la façon dont elles sont versées. Ce guide ne tranche pas ces questions : faites valider vos règles par votre expert-comptable, et invitez chaque professionnel à se rapprocher du sien.

Pour la trésorerie dans son ensemble : gérer une CPTS au quotidien.