Gérer une CPTS au quotidien, les repères essentiels.

Une association avant tout

Une CPTS est le plus souvent portée par une association loi 1901, créée par les professionnels de santé de son territoire. Elle a donc deux vies qui se tiennent :

Les deux se rejoignent dans la trésorerie : l'argent du contrat ACI finance le projet de santé, et l'association doit rendre compte de chaque euro, à ses adhérents comme à ses financeurs.

Qui fait quoi

Les statuts de chaque CPTS fixent les rôles. On retrouve presque partout :

• La présidence représente la CPTS, porte le projet et signe pour elle.
• La trésorerie suit les recettes et les dépenses, valide les paiements et présente les comptes.
• Le secrétariat tient les fiches des membres, convoque les instances, rédige ou range les comptes rendus.
• La coordination, souvent salariée, anime les missions et les groupes de travail au quotidien.
• Les référents pilotent une action ou un groupe de travail avec la coordination.

Ce sont souvent des soignants qui prennent ces rôles pour la première fois, entre deux patients. Des règles simples, écrites et partagées, les aident plus qu'un long manuel.

Tenir la trésorerie

La trésorerie d'une CPTS a une particularité : elle suit deux budgets qui ne se mélangent pas.

• Le budget du contrat ACI : l'argent de chaque mission, réparti entre ses actions. Chaque dépense doit pouvoir être rattachée à une action.
• Le fonctionnement : l'enveloppe de fonctionnement, les adhésions, les frais de structure (outils, assurance, banque, expert-comptable…).

Quelques règles qui évitent bien des soucis :

1. Pas de paiement sans pièce : une facture, une note de frais, une feuille d'émargement.
2. Celui qui saisit ne valide pas seul : deux regards sur chaque paiement.
3. Distinguer le payé de l'engagé : une dépense décidée mais pas encore réglée compte déjà dans le budget de l'action.
4. Faire un point régulier avec la coordination : ce qui reste par action, ce qui risque de manquer.

Indemniser les professionnels

Les professionnels de santé qui donnent du temps à la CPTS (réunions, groupes de travail, actions de prévention) sont généralement indemnisés pour ce temps, et remboursés de leurs frais. C'est souvent le sujet le plus sensible de la trésorerie.

• Des règles votées : le taux horaire, les forfaits, ce qui est remboursé, adoptés par l'instance compétente et appliqués à tous de la même façon.
• Le temps prouvé : la feuille d'émargement de la réunion ou la déclaration du professionnel, rattachée à son action.
• Le bon destinataire : le professionnel lui-même, sa société ou la structure qui l'emploie, selon son statut et la convention signée.
• Un relevé clair : chaque professionnel doit pouvoir vérifier ce qui lui est dû avant le virement.

Les salariés de la CPTS sont rémunérés par leur salaire : leur présence en réunion se note, sans indemnité.

Faire vivre le Bureau, le CA et l'AG

Dans une association, l'assemblée générale élit le conseil d'administration, qui choisit en son sein le Bureau. Chaque instance a son rythme :

• Le Bureau se réunit souvent, pour les décisions courantes.
• Le conseil d'administration se réunit plusieurs fois par an, pour les orientations et les décisions que les statuts lui confient.
• L'assemblée générale se tient au moins une fois par an : rapport d'activité, approbation des comptes, élections.

Pour chaque réunion : une convocation, un ordre du jour, une feuille d'émargement, un compte rendu ou un procès-verbal, rangés au même endroit. Et pour chaque mandat, une date de début et une date de fin : on sait toujours qui siège.

Garder la mémoire de la CPTS

Les équipes changent : une coordinatrice part, un trésorier passe la main. Ce qui reste, c'est ce qui a été écrit et rangé. Quelques habitudes suffisent :

1. Un seul endroit pour les documents, rangés par instance, par action et par année.
2. Des comptes rendus courts, mais systématiques.
3. Des accès personnels plutôt qu'un mot de passe partagé : chacun voit ce dont son rôle a besoin.

Pour aller plus loin sur le financement : le contrat ACI expliqué simplement.