L'assemblée générale, de la convocation au procès-verbal.
Préparer, convoquer, recueillir les réponses, tenir la séance, publier le procès-verbal : chaque étape au même endroit, avec les règles de vos statuts appliquées pour vous.
Préparer, puis convoquer en quelques gestes.
Partez d'un modèle : l'ordre du jour, les résolutions et la liste de préparation sont proposés, vous les adaptez. Quand tout est prêt, la convocation part à chaque membre.
- Chaque décision est écrite dès la préparation : c'est elle qu'on lit avant le vote et qu'on recopie au procès-verbal.
- La convocation officielle, au nom de chaque membre, et le pouvoir : vos propres modèles, ou ceux que propose CPTS Pilot.
- Vous choisissez les documents transmis et relisez le message : rien ne part tout seul. Ceux qui n'ont pas d'adresse ont leur convocation à imprimer.
Qui vient, qui donne pouvoir : les réponses arrivent toutes seules.
Chaque membre répond depuis le lien de son e-mail ou dans son espace : présent, absent, ou pouvoir confié à un autre membre. Vous suivez tout, quorum prévu compris.
- Le pouvoir se donne en ligne « Bon pour pouvoir », ou sur papier, déposé et rangé au classeur par ordre alphabétique.
- Le plafond de vos statuts est tenu : un pouvoir de trop est refusé au moment où on le donne.
- Les membres sans réponse sont relancés, et la feuille d'émargement s'imprime la veille, réponses et pouvoirs compris.
La séance : on accueille, on vote, le résultat se calcule.
À l'entrée, chacun émarge ; la plateforme compte les présents, les pouvoirs et le quorum. Puis chaque résolution se vote dans l'ordre, et la règle de majorité de vos statuts tranche.
- Émargement sur la feuille papier, ou signature sur tablette : le quorum se suit à chaque arrivée.
- À l'unanimité, à main levée ou à bulletin secret, élections comprises. À main levée, on compte les « contre » et les abstentions : les « pour » se déduisent.
- Faute de quorum, une seconde assemblée se crée avec le même ordre du jour.
Le procès-verbal s'écrit depuis la séance.
Quand la séance est levée, la plateforme rédige le procès-verbal : présents, quorum, chaque vote et son résultat. Il ne reste qu'à le relire, le faire signer et le publier.
- Les élus siègent au CA en un clic, leur siège apparaît dans le Bureau, le CA et sur leur fiche.
- Publié, le procès-verbal se lit par tous les membres, prévenus par une notification.
- Convocations, pouvoirs, émargement, procès-verbal : tout se range au classeur de l'assemblée, qui se télécharge d'un bloc.
Ce que disent vos statuts, réglé une fois.
Vous recopiez vos statuts en langage courant ; la plateforme calcule le reste. Les valeurs proposées conviennent à la plupart des associations.
- Les adhérents à jour, ou tous les membres : vous dites qui vote. Un salarié de la CPTS ne vote jamais.
- Quorum, pouvoirs, majorités : présents seuls ou présents et représentés, pouvoirs en blanc, voix prépondérante en cas d'égalité.
- Une résolution peut demander sa propre majorité, pour modifier les statuts par exemple.